A veces todo parece girar alrededor del dinero, y si tenemos un negocio mucho más: dinero que entra, dinero que sale, lo que se invierte y lo que se necesita para operar. Si estás en el mundo de los negocios hay dos conceptos muy importantes relacionados con esto que a veces se confunden: costos y gastos. Los dos son parte de la contabilidad, pero no significan lo mismo y conocer su diferencia puede ayudarte a tener un control más claro de tu negocio.
Te vamos a explicar a continuación en qué consisten y la manera en que puedes tener un mejor control de ellos.
¿Qué son los costos?
Los costos son todos aquellos desembolsos que están relacionados de manera directa con la producción de un bien que tienes en venta o la prestación del servicio que ofreces. Dicho de manera sencilla: lo que necesitas invertir para que tu producto exista.
Por ejemplo, si eres dueño de una pastelería, todo lo que es harina, levadura, leche, huevos, azúcar y mantequilla son costos. También el gas que usas para encender el horno o la mano de obra de quienes elaboran cada uno de los pasteles. Son elementos imprescindibles y sin ellos, simplemente no podrías tener tu mercancía.
En contabilidad, los costos siempre se vinculan con la creación de un producto o servicio, por lo que afectan directamente al precio final de lo que ofreces.
¿Y los gastos?
Los gastos, son los recursos que se utilizan para mantener tu negocio funcionando, pero no forman parte directa de lo que vendes, es decir no importa si alguna falta, podrá tener tu producto pero probablemente baje la calidad del servicio al prescindir de ellos.
Siguiendo el ejemplo de la pastelería, pagar el recibo de internet, la renta del local o el sueldo de la persona que atiende en caja, entran en la categoría de gastos.
En otras palabras, los gastos permiten que la empresa siga en marcha, pero no se reflejan en el producto final.
¿Por qué es importante diferenciarlos?
A primera vista puede parecer que costos y gastos son lo mismo porque ambos van a ocupar dinero que sale de la empresa. Pero cuando puedes separar cada concepto te será posible calcular de mejor manera tus márgenes de ganancia y tomar mejores decisiones. Por ejemplo, si tus costos son muy altos, quizá debas buscar proveedores más económicos. Si tus gastos se disparan, tal vez sea momento de ajustar presupuestos o renegociar rentas o alquileres externos de herramientas.
Herramientas para tener mejor control
Para tener un mejor análisis en el registro de costos y gastos debes dejar atrás todo lo que se relacione con datos manuales porque puede ser poco práctico y hasta riesgoso de caer en algún error. Números mal calculados pueden dar un reporte equivocado de la salud financiera de tu negocio.
Por eso, cada vez más empresas deciden que es mejor tener herramientas que ayuden a ordenar sus finanzas ya que por ejemplo, la facturación electrónica, no es simplemente un requisito fiscal, sino también un apoyo para mantener un registro confiable de las operaciones.
Un buen ejemplo es que Facturama es un programa para facturar, pensado para simplificar la emisión de comprobantes fiscales y mantener todo en orden si tienes una plataforma de este estilo, es mucho más fácil llevar el control de ingresos, relacionarlos con costos y gastos, y tener la contabilidad actualizada todo el tiempo, y puedes generar reportes en tiempo real.
En contabilidad, entender la diferencia entre costos y gastos no es algo que deba minimizarse porque los costos están ligados a la producción, mientras que los gastos se relacionan con la operación y no está demás decir que ambos son necesarios, pero al diferenciarlos puedes analizar mejor la rentabilidad de tu empresa.
Y si además cuentas con herramientas digitales que te ayuden a facturar y registrar de manera organizada, todo el proceso se vuelve mucho más claro. Con soluciones de este tipo, tener un perfecto orden con todo tu negocio ya no será un problema y se convierte en una ventaja con la que vas a poder crecer con confianza y podrás mejorar tus finanzas.